煤矿行政管理制度
第一章 印章使用管理
第一条 印章是凭信，是本矿对内外行使权力的标志，印章的管理应做到分散管理，相互制约，为明确使用人和管理人的职权，特制定如下管理制度。
第二条 本矿行政印章必须由人力资源与行政科指定专人管理。
第三条 凡需使用印章的，均需经主要领导或已授权的分管领导批准，方可到人力资源与行政科盖章 。
第四条 人力资源与行政科应对所盖印章的文书内容进行审查，对有疑问的应进行落实后再进行用印。
第五条 对于本矿所下发的文件，要经主要领导或人力资源与行政科主任批准。
第六条 所盖印章必须进行登记，登记项目包括时间、用印单位、事项、经办人姓名、批准人姓名等。
第七条 其他单位的职能印章，主要是用于各单位的内部使用，已经刻制的职能单位章，需由单位主管负责人进行保管并严格该章的使用办法。
第八条 废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止印章申请单》，并呈人力资源与行政科核准后交矿由公司统一废止或缴销。
第九条 遗失单位印章时，应由印章保管人员填写《废止印章申请单》，并呈人力资源与行政科和分管矿长核准，待签批遗失处理及处罚意见后，交由公司处理。
第二章 文件管理规定
第一条 为规范文件、签报管理程序，较好发挥指导实际工作的功能，及时传达和了解上级相关指示精神，特制定文件、签报管理规定。
第二条 发文单位文件起草后，经部门负责人审核、单位主要负责人签字，由人力资源与行政科负责审核、编号、印发、校对，并建立发文登记本，按照文件规定上报或下发到相关单位。
第三条 人力资源与行政科收到上级各类文件后，由文件专管人员进行分类登记，人力资源与行政科负责人根据文件内容，提出拟办意见，及时送达主要领导进行阅批。
第四条 需要传阅的文件，要按照文件传阅的程序进行传阅，先送达主要领导阅批，然后根据主要领导批示范围进行传阅。不得漏传或自行扩大传阅范围。在文件传阅过程中，需要反馈结果的文件，要及时催办和反馈，并在文件上注明。
第五条 文件专管人员要及时掌握传阅文件的走向，严禁文件在传阅过程中失控，文件收回后应立即清点，保持传阅卷的整洁卫生，并注意保密。
第六条 属于签报类的文件，由签报的发起单位负责起草，按照规定统一的编号、格式，由人力资源与行政科打印、校对，按照规定的签报流程上报。上级签批后的签报文件，签报起草单位负责跟踪落实。
第七条 签报文件的起草单位要严格按照上级的要求起草并对签报的真实性负责，不得违反上级有关规定，对随意起草或重复乱打签报文件的单位将追究有关单位和人员的责任。
第八条 文件处理执行完毕后，应分类存档，以备查阅归档和回收，各单位需要借阅的业务类文件，按照档案文件的管理规定办理借阅手续后，方可借阅或复印。
第三章 公务接待管理规定
第一条 矿所有公务接待业务由人力资源与行政科负责，业务对口单位来人的公务接待由矿领导研究安排对口单位领导负责接待。
第二条 对上级有关来人的接待矿上要专门作出安排，必要时召开专业会议，制定接待工作计划和行程路线安排，来人接待时矿领导要主动出门迎接，做到主动热情；需要汇报工作时要提前准备好汇报材料。
第三条 公务接待室或会议室要提前布置好，如摆放水果、干果、纸巾、瓶装水等，必要时要摆放鲜花、席卡等。公务活动过程中对需要进行全程摄像、照像的，要安排专人做好相关事务工作。
第四条 接待过程中要有专门服务人员负责接待场所的茶水供应工作，当来人离开时，接待服务员要及时将接待室内的招待用品（具）及时回收，并关闭接待室内的空调、门窗等，发现来人遗留物品时要及时提醒。
第五条 上级公务来人需要安排休息的，矿应另行作出安排，做到房间内要确保整洁和卫生，并提前安排整理和打扫，房间无人住宿时每星期打扫2次，有人住宿的每天打扫1次，对住处内的床单、被罩等用品要及时清洗，确保干净整洁，确保随时可以使用。
第六条 矿公务用的接待室、会议室和矿领导办公室内的卫生要始终保持清洁卫生。其中矿领导办公室、矿会议室、接待室等卫生打扫、整理工作坚持每天打扫2次，并保持室内地面、窗台、办公桌椅、沙发、茶几、书橱、饮水机等无污垢、灰尘，不及时打扫的每次罚款20元。
第七条 矿领导办公室、会议室、接待室内的物品要妥善保管，室内的茶水每天供应一次，如发现没有及时更换的每次罚款20元。
第八条 严禁外来人员随便进入矿领导办公室和接待室。当矿领导不在矿时，，必须由人力资源与行政科人员在现场监护，方可进入矿领导办公室。
第九条 加强公务接待场所房间钥匙和公物的管理，矿领导办公室、会议室、休息室、接待室的钥匙有专人负责保管，严禁随意放置或私自配制。由于个人的工作失职而造成一定影响或物品丢失的，由个人承担相关责任。
第十条 矿在公务活动中所涉及的相关人员要有良好的职业道德和个人素质修养，严禁翻阅领导的文件以及查看领导的物品，并遵守保密制度，不得泄露谈话内容和会议记录。
第十一条 协助做好矿大型活动和文艺演出的宣传、组织和事务性安排等工作，公务活动过程中的相关资料要随时积累和存档保管。
第四章 员工出差管理
第一条 为了进一步规范矿员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，并结合矿实际情况，特制定本规定。
第二条 矿内采取流程审批与预算控制相结合的办法进行管理。各项开支应坚持勤俭节约，避免浪费。
第三条 审批程序和权限
（一） 矿内员工出差，应填写《出差审批单》，并按以下权限审批：
1、矿副总、各部门负责人出差，报请矿长审批。
2、副矿长出差，报请矿长审批。
3、矿内其他人员出差，报请部门负责人、分管领导审批。煤矿其他人员出差，由矿长批准。
4、员工出差时限由派遣领导予以核定。部门人员协同出差的，由主办业务部门或人员填写。因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示，出差后补办审批手续。
（二） 已签批的《出差审批单》须抄送人力资源与行政科，作为出差费用结算以及员工考勤的依据。无《出差审批单》的，人力资源与行政科不得为其预订机票或火车票，亦不得为其支付和报销机票或火车票票款。
（三） 因特殊情况暂时不能履行出差审批程序的，必须口头获得部门负责人或分管领导的批准，并于事后补充履行审批程序。
（四） 员工出差返回后须提交出差报告或填写《出差报告单》。 《出差报告单》抄送人力资源与行政科。
第四条 出差费用标准
（一） 出差费用包括以下内容：
1、交通费（公路、铁路、船舶、飞机等，包括抵达目的地后因无公司车辆接送产生的公交车费、出租车费等）
2、食宿费（住宿、用餐）
3、公杂费（电话、传真、复印、邮政、汇款等杂用）
类别 出差地点 住宿标准 用餐补贴标准
A类地区 北京、上海等 300元/日/间 60元/天
B类地区 其它直辖市、各大省会城市 260元/日/间 50元/天
C类地区 太原 220元/日/间 40元/天
D类地区 其他城市 150元/日/间 40元/天
（二） 矿员工出差按以下标准报销酒店住宿费及餐费：
1、矿级人员出差费用据实报销。
2、各部门负责人及其他员工统一按照以下标准凭票报销费用，超出标准部分由员工个人支付（有招待任务者除外）。
注：各部门正职管理人员允许入住单人间。
（三） 矿员工出差按以下标准乘坐交通工具：
1、矿长、副矿长乘坐软卧、动车一等座，路途较远的，经批准后可乘坐飞机经济舱；
2、其他员工可乘汽车或者火车硬座；
3、随同高职级员工出行的低职人员，食宿随高职级员工；
（四） 因陪同公司客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超 规格乘坐交通工具，须事先征得分管领导同意，并需在《出差审批单》上列明原因。
第五条 出差报批管理：
（一） 副总与部门负责人出差报矿长批准；
（二） 其他人员出差报副矿长批准。矿长签批。
（三） 出差三天以下经部门负责人审核后报矿长批准；
（四） 出差三天以上的，报矿长批准。
第六条 备用金借支审批管理：
（一） 员工出差借支备用金应填写《借款申请单》，经财务主办人员按规定审核，按下列权限予以审批：
每笔支金经部门负责人审核，报矿长签批。
（二） 员工因工作需要出差任务频繁的可申请借支定额备用金。借款人借支定额备用金时，应提出书面申请，经部门负责人审核，再根据本条第一款规定权限予以审批。矿对员工定额备用金借款申请和额度实行严格控制。
员工借支定额备用金后，出差报销费用时可在核定金额内暂时不冲销备用金，但需要再借备用金的，需将前次所借的定额备用金结清后方可办理再借手续。员工借支的定额备用金须在当年末（12月20日之前）将所欠备用金余额一次交清。次年如需继续借支定额备用金，再行办理借支手续。
（三） 员工借支备用金，其部门负责人应对该员工出差地点、往返路线和往返天数等的真实性负责。
（四） 借支备用金额度由财务主办人员核准，其核发标准：
1、员工往返交通旅费，按实核发；
2、住宿费、伙食补助费、市内交通费等，按出差、学习的标准核发；
3、会务费，若主持召开的会议单位明确了会务标准的，按实核发；没有明确会务费标准的，按260元每天的标准核发。
第七条 出差费用报销：
（一） 员工出差凭飞机票、火车票、客车票等票据报销差旅费，凭住宿费收据在规定的限额标准内按实际住宿天数报销住宿费。伙食补助费按出差的自然天数计发。
（二） 出差人凭《借款申请单》办理借款手续，出差返回后应于一周内到财务部办理报销手续。报销差旅费用需填写《差旅费报销单》。
（三）出差过程中发生的招待费用，按照矿相关规定办理。
（四）发生费用由人力资源与行政科进行稽核。
第八条 其他事项
（一） 员工省外出差，原则上不允许单人自驾车，若有司机驾车随同出差，可随出差人员食宿。
（二） 参加本地区培训或会议，除会务特殊要求外， 原则上不在酒店或宾馆住宿。员工出差到家庭所在地的,原则上不报销住宿费。
（三） 矿内员工出差要自觉遵守本制度，对故意拖欠差旅费借款，逾期不办理报销手续的，除从本人工资中扣除外，取消其借支差旅费的资格。
（四） 出差人员要实事求是，如发现弄虚作假现象一律按矿有关规章制度严肃处理。
第五章 档案管理制度
为规范本矿档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第一条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部活动中形成的各种有保存价值的文件材料，接收上级来文来函，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第二条 应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第三条 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。本单位的设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。本单位制度体系、会议纪要、内部发文（包含主要领导批示后的各项工作流程、决定等）。
第四条 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
第五条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
第六条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
第七条 按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。
第八条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第九条 凡是反映本单位主要职能活动和历史的，对本单位有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映本单位一般活动，在较长期时间内对本单位工作有利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对本矿有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第十条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 主要领导核定密级。有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；密级档案复制时，需经办公室主任及副总以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任及副总以上级领导批准。
第十一条 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
第十二条 各单位因工作需要，借阅本单位的业务档案需经本单位领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
第十三条 各单位借阅非本单位的业务档案须经档案所属单位同意或分管负责人批准。
第十四条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
第十七条 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经单位主要领导批准，方可借出。
第十八条 所有员工使用的公用电脑，要做好各自电脑的保密工作；需使用的移动硬盘和U盘要妥善保管，防止丢失或借与无关人员使用。
第十七条 档案存档负责部门要定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。档案鉴定工作由单位负责人主持，有关单位参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 档案材料鉴定小组审定，并经上级部门批准后，方可销毁。销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁册上签字。
第十八条 凡违反档案管理制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件交回，并对相关责任人和单位领导各罚款100元～500元。
第十九条 泄露本单位档案秘密的，涂改、拆散或未经单位领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
第二十条 档案管理者丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
第六章 档案保密制度
第一条 档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案管理部门和档案专职工作人员，必须遵守档案保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案资料的安全。
第二条 档案资料有人力资源与行政科设专人保管，凡借用档案，必须经档案专管人员提供，任何人不得直接动用。
第三条 借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，归还档案时档案专管人员要认真检查核对，发现问题及时汇报。
第四条 外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准，复制档案或外供图纸和技术文件，严格按照相关审批手续提供，任何单位或个人一律无权外借，对于擅自向外转借，提供图纸资料和技术文件等档案资料者，必须追查责任，对于严重损坏企业利益者，依法追究相关人员责任。
第五条 停产或已施工完毕的图纸和技术文件材料，以及其他经鉴定拟销毁的档案资料，集中汇报总公司审批，方可统一集中销毁，其他任何单位或个人一律无权处理或销毁。
第六条 如档案管理人员发现有档案泄密事宜，应及时报告，立即组织追查处理。
第七条 档案管理人员不得摘抄、复印或携带机密文件、参观、探亲、访友、更不允许将档案材料私自带回家中。
第七章 会议管理规定
第一条 为规范本矿会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本规定。
第二条 接到上级部门的会议通知，由矿人力资源与行政科负责，及时做好记录，认真填写会议记录单，然后交由参加会议的领导进行审阅。
第三条 本矿每月的大型调度会，每天下午的生产例会，无须提拟和审批。
第四条 本矿临时行政会议由主要领导直接提拟或由主办单位负责人提拟，一般由人力资源与行政科负责通知与会人员参加。
第五条 单位会议由各单位自行安排，但会议时间 、参加人等，不得与本矿会议冲突。
第六条 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会，各类会议的优先顺序为政府、公司、本矿例会、临时行政会议、单位会议，因处置突发事件而召集的紧急会议，不受此限。
第七条 会议主办单位提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
第八条 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
第九条 会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，进行点名，或将手机调为振动或关机状态。然后将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
第十条 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要，会议主办部门指定专人整理会议纪要；会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
第十一条 所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
第十二条 凡无正当理由迟到、早退、缺席的每次处50元的罚款。凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
