会计电算化管理标准
QG/XQ0430-2009
一、适用范围
本标准规定了会计电算化岗位和工作职责、系统操作管理、计算机软硬件管理、电算化档案管理等标准内容。
三、标准内容
(一)会计电算化岗位及工作职责
1.账套主管：由财务主管兼任
(1)负责组织协调计算机及会计软件系统的运行及会计电算化系统的全面管理工作。
(2)对电算化系统各岗位人员的工作进行质量考评，合理调整各岗位会计人员。
(3)监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠和可审计。
(4)检查计算机输出账表、凭证数据的正确性和及时性，完善现有的管理制度，并制定岗位责任。
2.电算化系统管理员
(1)负责会计电算化系统环境的建立及新单位会计电算化系统软硬件的安装和调试工作。
(2)负责对电算化系统的硬件设备和会计软件系统的运行情况进行定期检查，有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行，确保系统的正常运行。
(3)负责发现和解决系统运行中的软硬件操作故障，在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快排除系统软硬件故障和会计数据差错，使电算化系统尽快恢复正常运行。
(4)当电算化系统发生不可处理的错误时，应及时与软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误。
(5)检查会计数据的预处理工作，确保操作人员输入的各类数据符合会计软件系统的要求。
(6)负责本系统计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查。
(7)按规定的程序对会计数据及程序实施完整性、适用性和正确性的维护。
(8)做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出改造电算化系统管理、操作、维护的需求报告，提出对会计软件系统的改进意见。
(9)对本系统有关资源(包括硬件设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新提出报告。
(10)负责电算化系统升级换版的调试工作。
(11)会计电算化人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。
(12)设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。
3.系统操作员
(1)负责所分管会计业务的原始凭证的审查及汇集工作，按会计核算工作的要求和会计电算化系统管理的要求对凭证进行预处理，编制记账凭证。
(2)通过操作计算机向会计软件输入记账凭证和原始凭证等会计数据，严格按照数据输入的要求做好数据输入操作;在输入操作中，如发现系统有错误或对输入凭证有疑问时，应及时向系统管理员或财务主管反映，不得擅自作废或修改;发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据预以修正;数据输入完毕先进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核，对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。
(3)由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章。
(4)要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。
(5)系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。
(6)在系统运行过程中，若需离开现场，应执行相应的命令退出会计软件，以防他人越权操作。
(7)设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。
4.数据审核员
(1)负责对输入计算机的记账凭证和原始凭证数据进行审核，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。
(2)对不符合财务会计制度和有关规定的不真实、不合法的凭证退还各有关人员更正、补齐;对填制的不符合要求、不完整、不规范的凭证，包括金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改。
(3)对不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认。
(4)对计算机打印输出的会计账簿、会计报表进行确认。
(5)设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。
5.数据分析员
(1)要根据生产经营情况认真分析相关数据，确保数据分析的及时性、真实性和准确性，维护数据分析的严肃性和权威性。
(2)有权拒绝接受不符合法规制度的会计信息进人计算机管理流程。
(3)有权根据生产和管理的需要调整会计电算化管理流程中的相关设置。
(4)设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。
6.会计电算化档案管理员
(1)负责管理存档的会计系统数据软盘(光盘)、程序光盘及各类账表、凭证、资料的备份和打印的会计报表、凭证和各类资料的保管工作。
(2)做好各类会计数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借，经批准允许借阅的会计资料，应认真进行借阅登记。
(3)按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的存档软盘数据和账表、凭证等会计档案资料。
(二)会计电算化系统操作管理
1.系统使用管理
(1)在系统投入运行前，由财务科长确定本系统的合法有权使用人员及操作权限，报相关领导审批后，系统管理员在系统内授权使用。凡以后运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。
(2)对各使用人员明确划分其使用操作权限，形成分工牵制，健全内部控制制度。
(3)本会计电算化系统的计算机专机专用，谢绝无关人员使用计算机做其他工作。
(4)任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增加、删除、修改数据、原程序和数据库文件结构。
(5)出纳人员不允许进行系统性的操作，系统管理员不得兼任出纳工作。
(6)存档数据、磁(光)盘等会计资料，由系统管理员负责复制、核对，并交会计档案管理员保管。
(7)系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
(1)操作人员必须经培训合格后，才能上机操作。
(2)开机之前检查设备是否完好，开关机时严格执行开关机顺序。
(3)操作人员登录账套时必须填写本人的操作员号码，登录密码应注意保密，不得随意泄露，并不定期更换。
(4)操作人员只能在本人操作权限内使用微机，不得越权或以其他操作人员的名称操作计算机。严禁利用非法手段套取他人口令进行越权操作，杜绝未经授权人员操作会计软件。
(5)操作人员应严格按财务制度及规定操作计算机，任何人不得随意修改凭证和账目。
(6)在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
(7)未经系统管理员同意不得擅自安装非财务系统的应用软件，也不得变更微机的固有设置。
(8)一旦发现微机染有病毒，应立即予以隔离并请求计算机维护人员进行杀毒，待确认计算机确实无病毒后才能使用会计软件。
(9)在软件运行过程中，如遇误操作等原因致使软件不能正常运行，应立即与系统管理员联系，同时记录故障原因，查明数据是否丢失。严禁擅自对数据进行修改。
(10)操作人员工作完毕，应逐级退出会计软件，回到开机状态。关闭微机及相关设备后才能离开工作现场。
3.账务处理程序
(1)账务系统初始化。在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在财务主管授权下进行会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等内容的设定。
(2)账务系统更改。系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到财务主管的批准。
(3)记账凭证的编制。电算化系统输入的凭证一律为机制凭证。记账凭证要严格按照国家财务制度的规定，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。
(4)记账凭证的审核、记账与结账。操作员每输入一张凭证，要检查无误后再保存;记账凭证必须经凭证审核员严格审核，确认准确、合法后方可进行记账和结账处理;输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记账员、财务主管签字后方为有效凭证;同一张凭证制单和审核不能是同一个人。
(5)记账凭证、账表的打印。凭证输入员确认记账凭证无误后，打印出来按凭证传递程序交凭证保管员保管;每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
(三)计算机软件硬件管理
1.计算机软、硬件管理
(1)财务用计算机应做到专机专用，不能用于做其他非相关工作。
(2)除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用会计电算化用计算机。
(3)每次使用计算机必须使用不间断电源(UPS)，以避免意外断电造成会计数据的丢失，影响本单位的会计工作。
(4)禁止在财务专用计算机上使用外来软盘，禁止在计算机上玩游戏，以防止计算机感染病毒。
(5)使用上、下级送来的数据盘之前，必须先进行检查计算机病毒的工作。
(6)不得随意删除计算机硬盘中的系统软件和会计软件。
(7)严禁随意拆卸微机部件，严禁在通电的情况下拔插各种电缆线和信号线。
(8)键盘操作应轻而有效，严禁大力击打键盘。
(9)定期对微机运行的环境(如：电源、温度、湿度、电磁场等)进行测定，保证机房内的各种设施正常运转。
(10)上机人员要珍惜、爱护磁盘，不许折叠、挤压，不要用手触摸磁盘的暴露处，并防止磁盘磁化、潮湿和积尘，以确保磁盘上所存程序软件的完好无损。
(11)对一些特殊或需保密的软件，要进行严格的专项管理，非指定人员不得擅自使用。
2.计算机软、硬件维护
(1)为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，一般情况下每周全面检查一次计算机软件和硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行。
(2)在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装和调试，直至运行正常。
(3)在系统发生变化时，随时做好适用性的维护工作。
(4)系统中的会计数据需要每天进行备份，月底应对会计核算数据做完备份并传送给集团公司电算化中心服务器。
(5)在系统运行过程中，计算机软件和硬件发生故障和出现异常时，应及时进行故障分析，并做好检查维修记录，排除故障并维护系统正常运行。
(6)计算机硬件发生故障时，如果没有能力维修，应及时与维修单位取得联系。
(7)财务软件运行发生错误时，如无法处理，应及时与财务软件开发商取得联系以便及时解决问题。
(8)系统管理员应定期对软件的保存情况及完整性进行检查。
3.会计数据的安全维护
(1)必须经常进行备份工作,以避免意外和人为错误造成数据的丢失。定期对计算机内的会计资料在计算机硬件和移动硬盘中进行备份,每年终了必须将所有账套数据刻入光盘,切实保证核算资料的安全完整。
(2)需要做备份的内容,是能够完全恢复会计系统正常进行的数据资料,一般包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额、文件、凭证,各种账簿、报表及其他核算子系统的数据文件。
(3)对磁性介质存放的数据要保存双备份,备份盘应该定期复制, 以保证数据没有丢失。
(4)系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责,数据录入员、操作员等其他人员不得进行维护操作,账套主管可进行操作维护但不能执行程序维护。
(5)计算机内的会计数据及其备份和作为会计档案资料打印出来的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用和保管。
(6)由计算机打印输出的会计资料发生缺损时，应该补充打印，并由操作人员在打印输出的账页上签字盖章，并需财务主管签字认可。
(7)系统管理员负责对财务用服务器以及财务软件进行加密，防止非法操作或误操作。
(8)计算机内不得存有破译密码的软件，密码应作为秘密档案保存，密码的修改严格按权限执行。
(9)机内凭证及总分类账、明细分类账、报表、应视同会计资料做两套备份，交会计档案保管员分别存放保管。
(五)会计电算化档案管理
1.会计电算化档案包括：存储在计算机硬盘中的会计数据、以其它磁性介质或光盘存储的会计数据、计算机打印出来的书面形式的会计数据等，会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。
2.会计电算化档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责并建立健全借阅手续。
3.打印输出的凭证、账册、报表，必须有财务主管的签章才能存档保管。
4.作为档案管理的各类软件、磁盘，应分别进行编号建卡存档保管。对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。需对存档的资料进行复制的，应报经财务主管批准。
5.存放在计算机上的各类应用软件和数据文件，也是本档案的重要组成部分，由系统管理员负责管理。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
6.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
7.各类会计档案的出借，均需经过财务主管审批同意并签章。未经财务主管同意，不得对外提供任何档案资料。
8.任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁损数据文件、账册、备份磁(光)盘和装有会计数据的计算机系统，否则将按规定进行严肃处理，情节严重的，将追究其法律责任。
四、信息传递
(一)本标准输入信息
会计电算化管理制度及规定;会计电算化操作系统;用友会计软件。
(二)本标准输出信息
计算机硬盘、光盘(磁盘)双重备份会计数据。
