为进一步加强寨崖底煤矿井上下机电运输固定设备档案管理，实现技术资料管理的规范化、制度化、电子化，更好地服务于矿井发展建设，为安全生产决策和技术改造提供可靠依据，特制定《寨崖底煤矿井上下机电运输固定设备档案化管理办法》。
一、总体要求
(一)机电运输设备包括：地面变配电系统、井上下主要提升设备、排水泵房设备及中央变电所设备、主扇风机、20m3以上空气压缩机、主运输胶带机、大巷轨道及“信集闭”系统、架空乘人装置、连续牵引绞车、5t以上无轨胶轮车等。
(二)井上下机电运输固定设备档案管理分为技术资料归档、技术资料分类处理加工、技术数据的统计分析、技术资料的保管四个程序环节。
1、技术资料归档。指矿井建井以来，机电运输专业在技术管理工作中形成的具有保存价值的技术材料，包括从设计、预算、基础建设、设备安装到技术应用、工程项目竣工以及检修过程、检查数据、图纸绘制等形成的各种资料。
2、技术资料分类。对技术档案进行分类、编目、登记和必要的加工管理，做到定位存放，妥善保管。
3、技术数据的统计分析。对设备在运行、维护过程中的检修、更换、润滑等数据进行统计分析，判断设备运行趋势，预警设备劣化隐患，为设备全寿命周期管理提供技术支撑。
4、技术资料保管。定为永久、长期和短期三种。永久为矿井整个生命周期，长期为3年以上，短期为3年以下。
各队组技术员、机电运输科分管工程师负责所辖范围内每一项机电运输工程所形成的技术资料的收集、整理工作，并按要求向机电运输科资料室填写、报送、
移交有关资料。
二、管理细则
(一)技术资料归档
1、归档范围
(1)归档的文件材料主要包括纸质档案、电子档案、光盘等各种载体形式。
(2)大型设备日常维修、维护、性能测试方面。机电运输安全质量系统考评、安全与职业卫生评估、《煤矿安全规程》等行业标准中所规定的各种检查、检测、安装施工的各种记录、图纸及计算资料。
(3)设备修理方面。矿井停产检修时，检修前制定的《机电设备停产检修计划》，检修现场使用的“一项目一措施”，主要设备的检修技术报告、数据资料和图纸，检修工作完成后的检修总结以及移动设备的修理验收资料。
(4)安全生产与职业病危害防治、质量管理方面。在安全生产与职业病危害防治、质量检查过程中形成的检查、验收、闭合整改、工作意见、规划、总结等方面的资料。
(5)设备全生命周期管理系统(设备综合管理系统)中所有需要填写分项内容。钢丝绳、胶带、电缆、小电、防爆等专业组管理资料。
(6)施工合同、技术协议方面。技术改造方面的合同、技术协议等文件材料。
(7)设备仪器方面。设备仪器的随机资料和技术图纸，设备仪器的安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进和报废的文件材料等。
(8)技术管理方面。包括技术革新、小改小革、鉴定材料、机电运输专业技术文件、技术管理规定等。
(9)设备管理方面。设备全生命周期管理系统中的设备基本信息、设备运行参数、设备故障、设备维修信息、设备配件、设备润滑、报废等内容。
2、具体要求
(1)机电运输安全质量系统考评、安全与职业卫生评估、《煤矿安全规程》中所规定的各种图纸、文件、记录，队组技术员、工程技术人员根据各自分管范围，严格按照《煤矿安全生产标准化基本要求及评分办法》、《山西煤矿安全监察局关于印发<山西煤矿安全与职业卫生评估指导意见(试行)>的通知》中《山西煤矿安全与职业卫生评估表》机电、运输部分、《集团公司机电运输资料归档明细表》，按归档时间按要求填写各种记录，做到记录准确无误，并与实际相符。不按时、按要求及时上报的，记录有错误的，给责任人一次罚款50元;上报上述资料若在上级各项检查中查出问题，视情况给责任人200～500元罚款。
(2)矿井停产检修方面的资料。检修完毕后，机电运输科分管工程师负责把《机电设备停产检修计划》、检修工作总结在检修后的一天交到机电运输科资料室归档;检修现场使用的安全技术措施，由队组技术员负责把相关内容填写完整后在检修后的一天交机电运输科资料室归档;移动设备的检修数据由修理厂在设备入库验收当天填写，该记录由队组技术员负责，存放在修理厂。不按时、按要求及时上报的，给责任人一次罚款50元。
(3)安全生产与职业病危害防治、质量检查过程中形成的检查、验收、闭合整改材料，随时归档。每月30日由机电专业组组长、运输专业组组长整理一次，电子版和书面材料均交机电运输科资料室一份。不按时、按要求及时上报的，给责任人一次罚款50元。
(4)设备全生命周期管理系统(设备综合管理系统)中需要填写的分项数据如设备基本信息、设备运行参数、设备故障、设备维修信息、设备零配件、设备报废、设备润滑等内容，由各队组技术员根据分管范围及时更新，每周由设备管理中心检查一次，负责通知各队组周末前及时更新资料。由各基层单位网络管理员负责把本单位工作任务、专项活动进展情况等上报;工作任务落实闭合情况、技术交流等方面的内容根据队组分工情况实时刷新，通过网站将机电运输科管理规定上网公布，满足资料共享的需要。以上资料每月由设备管理中心档案管理人员整理一次，分别存电子和书面文档各一份。
(5)技术改造方面的合同、技术协议等文件材料，由机电运输科主任工程师将到货后的技术协议每月底整理一次交资料室归档。
(6)大型机电设备安装工程的施工组织设计、安装竣工验收资料及小绞车、安全设施验收资料由分管工程师和运输专业组负责及时交资料室归档，每月整理一次。
机电副总工程师负责全矿井上下供电系统的设计、安装、整定计算、施工措施的审核和电气设备的日常检查和管理工作，以及大型机电电气设备安装工程的竣工验收工作。每一项大型机电电气设备安装工程项目施工过程中，跟到现场，负责记录班组施工记录;大型电气设备安装工程设计资料、施工措施、竣工验收报告经分管领导审核签字批准后，及时交资料室归档，等工程竣工完毕后，协助队组技术员及时向施工方或厂家收集竣工验收资料或电气设备随机资料，确保资料完整齐全、准确无误后，交机电运输科资料室归档。办理资料移交手续。
机电科长负责井上下运输系统的设计、安装、施工措施审核及日常检查检修管理工作，以及运输系统安装工程的竣工验收工作。运输系统安装工程设计资料、施工措施、竣工验收报告经分管领导审核签字批准后，及时交资料室归档;等工程竣工完毕后及时向施工方或厂家收集竣工验收或运输设备随机资料，确保资料准确无误后，交机电运输科资料室归档，办理资料移交手续。
设备仪器随机资料，在设备到货开箱验收后，由设备管理中心资料员负责搜集随机资料和技术图纸，并及时移交机电运输科资料室，办理资料移交手续。
设备安装调试所形成的资料，由队组技术员把整理完整的资料及时向机电运输科资料室移交。
(7)大型设备电气试验、性能测试、探伤完毕后，由分管工程师负责向有资质的检测检验单位及时索要报告，并对技术测试结果做性能分析，提出改进和处理意见，报机电副总工程师审核，确保报告准确无误后签字认可，及时交到机电运输科资料室归档，随时整理。
3、归档要求
(1)归档的文件材料必须完整、准确，遵循文件材料归档要求。移交时，双方认真填写移交清单，一式两份，一份移交人自己保管，一份留机电运输科资料室。
(2)归档的文件材料一式一份。重要的或利用频繁的可归档两份。
(3)归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。
(4)归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，除打印材料按照相关格式上报外，手写的资料要做到字迹清晰，书写工整，符合国家语言文字规范要求，一律用签字笔或钢笔书写，禁止使用铅笔和圆珠笔书写。
(5)工程项目施工、改造、图纸资料必须有电子文档，有备份，并形成一份纸质文件归档。
(6)安装工程竣工验收资料和新购重要设备仪器随机资料不完整、不准确、不系统的，队组技术员有权拒绝进行鉴定、验收，并及时与厂方联系，索要完整资料。
(7)各队组更新设备全生命周期管理系统内容时，要根据自己的权限进行操作，不准随意进入或更改相关信息。
(8)在机电运输科各项活动中形成的具有保存价值文件材料，必须向机电运输科资料室移交。
(二)技术资料的分类处理与加工
1、设备技术档案的分类、编目。设备技术档案归档后，由机电运输科资料室根据企业ISO体系相关要求及设备类别进行分类、编目，编制《设备技术档案目录》，便于存放、查找。
2、技术档案的登记、变更、统计。由队组技术员、分管工程师根据设备技术档案归档情况，随时填写、补充、更改固定设备履历簿、设备技术特征卡片、系统图纸等资料，对设备检修、护情况进行年度总结。
(1)固定设备履历簿：设备履历簿记录设备从安装、验收、运行、维修、检修、改造、事故处理、报废验收的全过程数据、事件，是设备全生命周期管理体系的重要内容和基础。包括设备技术特征、运行使用情况及设备主要附件备用情况概述、主要机件(附件)情况、设备检查整改记录、设备安装、移装、改造、检修记录、事故记录、图纸资料一览表等基本内容。
(2)大型设备技术特征卡片：包括设备、控制装置、主要附件的详细技术特征，根据设备运行、维护、改造情况及时变更。
(3)大型设备年度检修总结：由分管检修工程师对归档技术资料、检修资料等进行汇总、分析，编制设备年度检修工作总结。对各设备年度检修情况、重点部位检修、更换情况、改造情况、润滑管理等进行技术总结，初步判断设备运转状况及劣化趋势，对设备下年度检修进行初步规划。
(三)技术档案的统计与分析
技术档案的统计与分析是设备全生命周期管理的重要基础工作，也是设备运行维护管理阶段的重要技术手段。每个月由机电运输科主任工程师牵头，分管工程技术人员根据设备近期运行、维护、管理、事故情况及同类历史数据进行统计分析，对照设备、部件预期寿命、规程标准规定的检修周期或标准以及历史同类事故特征等，为设备科学维护和检修提供技术支持，保证设备在运行过程中始终处于良好技术状态，并有效地降低维修费用。以上统计分析过程可辅助于“设备全生命周期管理系统”完成。
(四)技术资料的借阅
1、机电运输科内部人员借阅本部门的资料，需办理借阅登记手续。
2、机电运输科以外的单位人员借阅资料，须持本单位介绍信，并经机电运输科主任工程师同意批准后方可办理借阅手续。
3、借阅技术资料一般情况下不得带出资料室，但确因工作需要带出时，最多不超过一个星期。如到期不归还时，须续办续借手续。外单位人员必须交纳100元抵押金后方能借阅。
4、借阅技术资料人员不得随意将该资料转借他人，不经机电运输科主任工程师同意，不得复印、抄录。
5、借阅资料人员必须爱护资料，不得擅自涂改、撕毁、损坏资料，不得遗失、泄密。
6、借阅资料人员到期归还资料时，严格履行检查手续，如果发现资料有涂改、撕毁、损坏、遗失现象，将按情节轻重，队组内部人员给予罚款，外单位人员从抵押金中扣除罚款。
(五)处罚规定
1、为确保机电运输固定设备的技术资料完整、规范，责任人应严格按照《寨涯底煤矿机电运输固定设备档案管理规定》中要求按时把自己所辖范围内的各类技术资料收集、整理好，移交资料室。若不按时移交的，一次罚责任人50元。
2、根据工作实际情况，现场机电运输固定设备的资料或部分其它资料由队组独立存档，队组必须严格按照归档要求进行归档，在自行管理资料的同时，应制定详细目录，并把目录交机电运输科资料室备案，队组若不按科统一要求归档的，将给予队组技术员每次100元罚款。
3、机电运输固定设备技术资料在个人手上，拒不上交，私自留存，擅自外借、转让，造成丢失、泄密，对矿造成损失的，视情况一次给责任人200～500元罚款。
4、机电运输系统考评、安全与职业卫生评估、《煤矿安全规程》等行业标准中所规定的各种文件材料、记录，机电运输科资料员向队组索取，不按时、按要求及时上报上述资料，在上级各项检查中查出问题，视情况给责任人200～500元罚款。
5、档案资料管理人员整理资料不完整，发现存档资料存在问题又不及时通知相关责任人及时整改的，以及责任人不及时更新整改资料存在问题的，每次罚责任人50～200元。
