一、档案保管制度
为了维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，最大限度地延长其使用寿命，特制定档案保管制度：
1、档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“八防”措施，库房内温度要争取控制在14-24度，相对湿度应控制在45-65%
2、库房内橱具排列要整齐一致，横竖成行，排列时应于窗户垂直，如沿墙排列，橱具背面与墙的间隔不小于8厘米，以便于通风降温，库房内橱具应按要求编号。
3、库房内严禁吸烟及放置易燃、易爆危险物品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。
4、库房内应使用白织灯作照明光源、不宜使用荧光灯，以减少紫外线对档案的损害。
5、提高警惕、加强保密观念，出入库房要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。
6、保持档案库房的清洁卫生，按时记录库房内湿度，定期检查，补充杀虫灭菌药物。
7、对库藏档案要定期进行检查、核对、做到帐物相符。对字迹变退、破损的档案，应及时进行修补和复制。
8、要建立健全卷宗(内容主要有立卷说明、卷宗介绍、分类方案、检查记录、交接凭证等)，以便对卷宗内档案的管理。
二、档案保密制度
1、档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保密法》严格遵守《保密守则》，切实保证档案的安全管理。
2、凡查阅密级的档案，应按划密规定掌握使用，严格控制保密范围。
3、档案工作人员对案卷内容不准随意谈论或摘录、外传，不准以通信或任何方式泄漏档案机密。
4、档案工作人员不得任意将案卷带出档案库房(室)。
5、工作中形成的带有字迹的 废纸，不得随意乱丢，应集中存放、销毁。
6、到期应销毁的案卷、资料，按手续报有关领导批准，由两人监销处理。
三、档案查阅制度
1、机电运输科内部人员借阅本部门的资料，需办理借阅登记手续。
2、机电运输科以外的单位人员借阅资料，须持本单位介绍信，并经机电运输科主任工程师同意批准后方可办理借阅手续。
3、借阅技术资料一般情况下不得带出资料室，但确因工作需要带出时，最多不超过一个星期。如到期不归还时，须续办续借手续。外单位人员必须交纳100元抵押金后方能借阅。
4、借阅技术资料人员不得随意将该资料转借他人，不经机电运输科主任工程师同意，不得复印、抄录。
5、借阅资料人员必须爱护资料，不得擅自涂改、撕毁、损坏资料，不得遗失、泄密。
6、借阅资料人员到期归还资料时，严格履行检查手续，如果发现资料有涂改、撕毁、损坏、遗失现象，将按情节轻重，队组内部人员给予罚款，外单位人员从抵押金中扣除罚款。
四、档案立卷归档制度
1、按照《中人民共和国档案法》、《山西省档案条例》，本单位工作活动形成的具有保存价值的文件材料由档案部门协助有关科室进行整理、立卷、归档，任何人不得无故拒绝归档，国家规定不得归档的材料，不得归档。
2、档案人员将应归档的不同载体的文件材料，按归档范围及时进行收集，做到文件印件与定稿齐全;请示与批复齐全;正文与附件齐全;会议文件齐全;图纸与文字说明齐全;照片与底片齐全;帐薄与凭证齐全。
3、凡是应归档的文件材料，要求字迹工整、清晰、不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩笔书写或签发文件。不符合要求者，应及时退回返工复制，以确保质量。
4、收集上半年度文件材料的立卷、归档工作，一般应于7月底前全部完成，科学技术项目完成后2 个月归档，并按要求办理交接手续。
