1、地测科(防治水)形成的资料，各部门在利用过程中需要复制，必须填写查阅复制记录，并且要写清楚利用目的、复制的份数。
2、需要复制测量成果资料档案，必须由办公室负责人批准后方可复制。
3、文书档案、地质报告、重要图件等资料需要复制利用，必须由主管领导批准，才能到地测科(防治水)办理复制手续。
资料的审批、发放、回收、销毁制度
1、地测科(防治水)根据规定建立填图、打印、审批、发放、借阅、回收、移交、保管、销毁等台帐，认真记录，规范程序。
2、图纸审核是保障矿图质量的先决条件，各种矿图、各专业成果图成图后，要按照规程、图例的要求，由技术员及负责人审查，根据不同报送对象和用途，经地测科(防治水)科长、地测副总工程师、矿长签字、盖章后，方能供生产单位使用。
3、各类图纸资料将组织有关人员对不同性质的图纸进行定期审查，不断充实积累完善各类图纸和资料，以提高其使用价值，发现问题及时整改。
4、地测科(防治水)内部所有图纸的打印、销毁需经技术员审查通过后方可打印或销毁。
5、各单位使用地测相关图纸时必须首先向地测科(防治水)科长申请，经科长同意后方可提供，并详细说明图纸使用名称、数量、使用单位等并同时做好记录。
6、所有工作人员未经科长批准，不得随意答复或将图纸发放、借给他人使用，图纸的发放要建立发放记录台账。
7、各单位(包括公司级领导)索取或借阅图纸资料必须首先向地测科(防治水)科长联系，然后由科长通知对应专用资料保管人员或有关业务主管，准备所需相关图纸资料的名称、数量和使用时间，方可提供资料。索取资料人员必须事先由本人办理借阅登记手续后方可借阅地测图纸。
8、外单位来我公司索取图纸资料时，必须持有正式公函，写明索取调阅抄录名称、范围、用途，经公司总工程师批准，并经地测科(防治水)科长同意签字后，方可借阅，否则一律拒借。
9、矿图由专人负责保管，统一编号，分类登记，有目录索引，查找方便，达到档案化管理要求;图纸存放在金属档案柜内保管，防止资料受潮发霉，保管室内配备防火器材，以保证图纸资料的安全。
10、基本矿图、技术报告附图、科研项目附图每年应移交公司档案室管理，并办理移交手续。
11、对经常使用图纸的单位采取以旧换新的方法及时回收图纸，应当收回的图纸一律收回，不能收回的做好登记，注明原因。对公司反馈来的交换图等旧图纸，建立登记记录。收回的图纸确定没有利用价值的，经科长批准用碎纸机的方法予以及时销毁。
