为进一步加强矿职业卫生业务工作档案和职业健康监护档案的规范化管理，根据《职业病防治法》、《职业卫生档案管理规范》、《煤矿安全规程》、《煤矿作业场所职业病危害防治规定》等有关规定，制定本制度。
一、矿应按年度建立健全职业卫生管理工作档案。
二、职业卫生管理档案包括以下内容：
(一)单位基本情况。
(二)职业病危害防治领导机构、职业卫生管理机构文件。
(三)职业病危害防治领导机构、业务管理机构中涉及领导及成员单位职责。
(四)职业病防治及管理工作各项规章制度。
(五)作业场所职业病危害因素种类清单、岗位分布以及作业人员接触情况等资料。
(六)职业病防护设施基本信息及其配置、使用、维护、检修与更换等记录台账。
(七)职业病危害防治规划、年度计划、实施方案及实施过程中检查、落实情况资料。
(八)职业病危害项目申报表及回执单。
(九)职业病危害事故报告与应急处置工作记录。
(十)职业病防治工作经费预算、经费投入、项目列支等相关资料。
(十二)职工录用前及作业过程职业病危害告知资料。
(十三)单位职业卫生自查自纠情况和隐患整改、责任人处理等情况记录。
(十四)其他职业卫生管理工作所要求的资料。
三、职业卫生宣传培训档案包括以下内容：
(二)单位主要负责人、职业卫生管理人员、职业病危害因素监测人员等参加职业卫生学习培训情况佐证材料。
(三)针对职业危害作业场所人员进行职业卫生宣传教育和培训工作资料：
2、培训通知、培训教材、培训记录、培训签到、考试试卷、宣传图片等纸质和摄录像资料。
四、职业病危害因素监测、检测与评价工作管理档案包括以下内容：
(一)生产工艺流程和职业病危害因素分布图。
(二)职业病危害因素监测、检测设备台账资料。
(三)按规定周期开展作业场所职业病危害因素检测、评价报告与记录。
(四)每年一次的作业场所职业病危害因素检测及每三年一次的职业危害现状评价的受委托职业卫生技术服务机构资质证书复印件、职业病危害因素检测评价合同书、职业病危害因素检测与评价结果报告、根据职业病危害因素检测与评价结果所制定实施的整改措施及落实情况等资料。
(五)其他有关职业卫生管理的资料或文件。
五、职业健康监护档案包括以下内容：
(一)职业健康检查机构资质证书及主检医师资格证明复印件。
(二)委托职业健康检查协议书。
(三)职业性健康检查所涉及的工种及人员名单。
(四)历次职业健康检查报告汇总资料。
(五)存在职业病禁忌、职业健康损害及职业病人员的处理和安置情况记录。
(六)将职业健康体检和职业病诊断结果告知职工本人的相关材料。
(七)职业病个体防护用品的采购、发放、维护与更换等工作记录。
(八)职业健康监护计划及经费落实情况等资料。
(九)个人职业健康监护档案所涉及的其他相关材料。
六、建设项目职业卫生“三同时”档案包括以下内容：
(一)建设项目职业危害预评价报告。
(二)建设项目职业危害预评价报告评审工作过程报告。
(三)建设项目职业病防护设施设计材料。
(四)建设项目职业病防护设施设计评审工作过程报告。
(五)职业病危害控制效果评价与验收资料。
(六)建设项目职业危害预评价、职业病防护设施设计、职业病危害控制效果评价的承办单位、评价结论、评审时间及评审意见，以及职业病防护设施验收时间、验收方案和验收意见等工作信息公示资料。
(七)《建设项目职业病防护设施“三同时”监督管理办法》所涉及的其他相关资料。
七、职业卫生管理档案按年度进行案卷归档工作。案卷归档前需做好以下事项：
(一)简明扼要的拟写案卷标题，包括文件制发机关、内容、文种三个部分，标题要反映案卷的内容。
(二)职业卫生档案和监护档案作为永久保存。
(三)填写卷内目录及案卷封面、编号，装订成卷。
(四)归档的案卷要填写移交目录，由承办和保管双方签字确认。
八、档案室对各部门移交来的职业卫生档案和监护档案要认真进行质量检查，及时编号登记、入库保管。
九、档案工作人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记，档案工作人员调离时必须办理交接手续。
十、职业卫生档案室要坚固、安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等工作，并有应急措施。职业卫生档案和监护档案库要设专人管理，检查清点，如发现档案破损、变质等情况，要及时修补、复制。
十一、对保管的职业卫生档案和监护档案要严格执行借阅制度。
十二、严禁对职业卫生档案和监护档案进行拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。
十三、体检和职业病例档案的借阅和保密工作，要严格执行《病案管理规定》。涉及企业秘密的，遵照相关规定办理。
十四、对职业卫生档案和监护档案的利用情况，必须进行专册登记。
