为了加强采掘工程质量验收原始资料的管理及时做到归档、保存、借阅、保密登记和销毁工作，特制定本制度如下：
第一条 资料存档
(一)档案应专柜存放，不得遗失。
(二)设专人负责采掘工程质量验收原始资料的建档登记工作。
(三)认真做好施工验收原始记录的登记，定期整理归档。
(四)工程质量档案登记的内容包括：工程项目名称、施工单位及行政负责人、技术负责人及开停工日期等。
(五)资料存档除电脑留存外，随原始记录定期保存书面档案卡。
(六)按照工作面进行归档，从掘进、安装、采煤、回撤进行系统整理建档保存。
(七)档案保存期：保存期限为2年
(八)认真做好立卷归档工作，确保档案的完整性、准确性、系统性、真实性。
(九)机械化科、生产科、安监处质量科均要建立相关质量验收档案。
第二条 资料借阅
(一)建立资料借阅登记卡，注明借阅日期、归还时间、资料名称、数量和借阅人单位姓名。
(二)借阅档案要办理借阅手续，复印或带出的档案须经部门负责人批准。
(三)任何人不得将工作中应归档的资料损坏或据为己有。
(四)实行借阅实名签字，谁借阅谁签字。
(五)对借阅的资料做好登记台账，到期不归还将处于相应的处罚。
第三条 资料保密
(一)执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。
(二)到期提前催要借阅资料。
(三)资料档案电子版不得在网上公开发布。
(四)如发布需经部门负责人同意，并及时删除。
(五)日常设专人保管，加强保密工作。
第四条 资料登记
(一)定期对收到的验收工程质量资料进行登记归档。
(二)验收单登记需注明验收人员、验收日期及验收等级。
(三)归档前要设专人对每一份验收资料进行检查，查出不合格或错误及时联系验收人员整改。
(四)验收单不能有任何涂改现象，经检查无误后入档。
(五)对借出的质量资料按照日期及时做好登记。
第五条 资料销毁
(一)过期或其他原因需销毁时，由档案员提出书面申请，注明销毁原因、办法， 报分管领导审核，质量科负责人批准后，方可销毁。
(二)销毁时应有第二人在场监督，填写销毁记录，销毁人、监销人签字。
(三)资料销毁可以采取切割、焚烧、水解等方式。
第六条 强化监督措施
(二)做好档案的保管利用，统计和汇编工作。
(三)熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用。
(四)及时做好档案利用、登记等各种记录。
(五)配合有关部门进行档案的查阅鉴定工作，对超过保管期限的档案提出销毁意见，做好各项保管、销毁工作。
