㈠ 总 则
第一条为了使调度室文书管理工作规范化、制度化、科学化，提高文书运转效率，提升工作质量，更好地履行调度管理职责，特制定本制度。
第二条本制度中的文书管理指调度室内部文书的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条文书管理遵循高效、准确、安全的原则。同时严格执行国家有关法规及集团公司关于保密工作的各项制度、规定。
第四条文书管理的执行主体是总调度室所有工作人员。
㈡ 收文办理
第五条收文办理指对调度室收到文书的办理过程，包括签收、登记、送阅、批办、承办等程序。
第六条 收文的范围包括通过上级部门发转的文书公函(包括信息、简报，下同)和通过调度台接收的指示、指令、传真、重要电话等。
第七条 建立文书签收登记制度。各类收文都必须在文书签收登记单上按要求进行登记。调度台接到的指示、指令、传真、重要电话等，以及节假日期间的紧急来文来函，由值班调度员负责签收登记。各类收文由签收人负责填写收文处理单，统计员负责网页信息及传真件的签收登记。
第八条 文书签收登记后，签收人员将收文处理单及文件送呈送至相关领导，并负责按批示意见送承办人办理。
第九条 承办人接到领导阅批意见后，对领导批请办理的文件进行办理，并及时向批示领导汇报文件办理情况。文件办理应突出时效性，急事急办，一般文件应在要求时间内办理完毕。承办完毕，承办人将处理意见及原件及时送调度室统计员统一交档案室登记、存档。
㈢ 发文办理
第十条总调度室发文种类。按照职责与权限，以调度室名义制发的文件主要有五种(格式规范见附件)。
1、会议纪要。主要用于记载关于调度业务会议的主要精神和议定事项，下发各单位及有关部门执行。
2、调度通知。主要用于传达贯彻公司领导的指示、批示，发布要求各单位办理以及公司有关部门共同执行的事项。
3、调度通报。主要用于通报、交流各单位运行情况、调度工作开展情况及其他需要及时周知的情况(含奖惩事项)。
4、调度命令。主要用于在调度业务中，要求有关单位强制执行的事项。
5、明传电报。主要用于日常调度业务中，要求有关单位办理的专项工作或紧急事项。
第十一条办文程序。原则上应按以下程序办理总调度室各类文件。
1、拟稿。由调度主任负责。拟稿应做到格式规范、观点准确、内容可靠、数据准确、结构合理、层次清晰、文字简洁、逻辑严密。
2、核签。拟出草稿后，由拟稿人认真、规范、准确地填写《发文稿纸》(附后)，连同文件草稿送分管领导核改并签字。
3、签发。呈分管领导签发。
4、印制。调度主任对签发稿仔细修改并认真校对，无误后以规范的格式和确定的份数印制并加盖公章。
5、送发。为避免漏发和误发，送发人须在传发文件记录单(附后)上逐一注明发送时间、接收人，并在发文单上签名。送发完毕后，送发人将发文单、文件草稿及1份正式文件存档。
㈣ 公文格式标准
第十二条文书用纸。文书用纸一般为标准A4型，符合档案保护技术要求。
第十三条文书印制
1、文书图文区用字必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和简化字。
2、标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。
3、文书大标题使用二号华文中宋体字，其他用小三号仿宋体字(文中可根据层次需要采用适当的黑体、楷体等字体)。
4、文书中的数字一般应当使用阿拉伯数字。
5、计量单位须使用国家法定计量单位。
第十四条文书文面内容及格式
1、发文字号。发文字号是由发文部门代字、发文年度和顺序号三个部分组成，应注意统一管理与编写。上报的文书，应注明签发人。
2、文书标题。要求准确、简要。标题除发布规章制度性的文书可加书名外，一般不用标点符号。
3、主送机关。主送机关应使用全称或规范化的简称;同类型机关可使用统称。
4、正文。征文要求情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
5、附件。
6、署名。文书除电报、会议纪要外，大部分文书的发文机关署名都应加盖印章。
7、成文时间。
8、抄送机关。
