第一章 基本原则
第一条：为了加强我矿员工档案工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，更好地为我矿各项工作服务，特制定本办法。
第二条：员工档案工作是我矿人力资源工作的重要组成部分，也是我矿档案工作的重要组成部分。它是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
第三条：员工档案是我矿组织人力资源等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，由人力资源部门集中统一管理。
第四条：员工档案属于国家秘密。必项严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章 档案管理
第五条：员工档案岗位的任务是贯彻落实党和国家关于员工档案工作的方针政策，制定我矿员工档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用全矿职工的人事档案。
第六条：员工档案管理，应建立员工档案室，配备足量的铁质档案柜，由专门的员工档案管理员进行管理。档案室要具备防火、防盗、防潮、防虫蛀、防晒和防高温等功能。
第七条：员工档案管理员应由具有中专以上文化程度、作风正派、责任心强、政治及业务素质高的人员担任。
第八条：员工档案管理人员对收集的员工档案材料按规定进行整理，并按干部档案、工人档案进行分类、编号、入柜。
第九条查阅档案必须严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案材料。查阅者不得泄露或擅自对外公布被查者档案的内容。
第十条任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第十一条因工作需要从员工档案中取证的，必经人力资源部负责人批准后方可办理。
第三章 员工档案材料的收集范围与归档要求
第十二条 ：为了使员工档案能够真实地全面反映个人全貌，员工档案管理要经常通过有关部门收集全矿职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。
第十三条：各部门要建立主动送交员工档案材料的工作制度。把属于归档范围的员工档案材料，在材料形成后一月内由材料形成的主管人员或本科室工作人员负责送交人力资源部归档。
第十四条：收集的员工档案材料，必须经过认真的鉴别，保证材料的真实、完整，文字清楚，对象明确。归档材料需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入员工档案。
第十五条：员工档案内容包括：
(一)履历材料;
(二)自传材料;
(三)鉴定、考核、考察材料;
(四)评定岗位技能和学历记载材料;
(五)政审材料;
(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
(七)奖励材料;
(八)处分材料;
(九)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
(十)其他可供组织参考有保存价值的材料。
第十六条：员工档案材料，须统一使用A4规格的办公用纸，须用钢笔不得使用圆珠笔、铅笔、或红色墨水和复写纸书写。
第四章 档案的转递
第十七条 转递员工档案，档案管理员应遵守下列规定：
(一)对转出的档案，严格按照规定将档案整理装订成卷，不得扣留材料或分批转出，必须保证档案材料完整齐全;
(二)在转递档案时，必须填写“员工档案转递通知单”，并对档案进行严密包封签章后，通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持员工或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理;
(三)对转进的档案，要及时转给员工档案管理员，并按照档案材料的目录清点验收。经核对无误后，在回执单上签名盖章，寄回档案转出单位;
(四)对商调而转出的档案，应及时通知员工档案管理员此人是否商调成功，如未商调成功，应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月;
第十八条 员工与用工单位解除劳动关系，应由用工单位在十五日内将其档案转交所在地街道劳动部门。凡符合享受失业保险待遇条件的，将其档案转入所在地失业保险管理部门;公司员工办理退休手续后，将其档案转入所在社保管理部门。
第十九条 员工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交单位综合档案室保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡后，其档案由单位综合档案室按规定向有关档案馆移交。
第五章 其 它
第二十条有下列行为之一的，根据情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《企业职工档案管理工作规定》等有关法律法规，给予处罚或追究其法律责任。
(一)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
(二)在整理、保管、查阅、转递档案过程中违反有关规定造成档案丢失或其它严重后果的;
(三)所保存的档案面临危险而不采取措施，造成损失的;
(四)损毁、丢失或擅自销毁档案的;
(五)私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊的。
附《员工档案材料收集归档范围明细》：
1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业干部审批表等。
2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
3、出国出境人员审批表，登记表，及在国外表现情况的鉴定材料。
4、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题的审批材料。
6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
8、党团组织建设中形成入党志愿书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见，入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料，加入民主党派的材料。
9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待、旁证材料甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
12、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残等级的材料。
13、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。
14、国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授予学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
