露天煤矿物资管理办法 （试行）

　　第一章 总则

　　第一条 为规范新疆天池能源有限责任公司露天煤矿(以下简称：将二矿)物资管理工作，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于将二矿。 职责分工 第三条 经营科主要职责：

　　(一)负责制定并完善将二矿物资管理规章制度、流程、管控措施、考核处理意见等。

　　(二)负责全矿物资的管理，包括实物及账务管理、物资采购计划协调和催办，并组织相关科室进行到货验收等。

　　(三)负责制定各项物资安全库存，根据安全库存审核各部门预算内正常物资需求计划、预算外临时物资需求计划。

　　(四)负责各部门物资费用的控制和监管。

　　(五)负责审核各部门物资出库，并对各部门领用的物资使用情况监管。

　　(六)负责将二矿物资管理与采购员的总体协调。

　　第四条 财务科主要职责：

　　(一)结合全矿生产计划，组织各部门编制月度、季度、年度物资费用预算。

　　(二)负责对各部门物资费用预算执行情况监管。

　　(三)负责对库房物资进行监盘，对物资使用情况进行监管。

　　第五条 各部门主要职责：

　　(一)负责年度及月度物资需求计划的编制上报、临时物资需求计划的编制上报、对已上报物资采购计划的跟踪及到货物资的领用。

　　(二)安排具体人员负责本部门物资管理各项具体工作。

　　(三)对全矿物资管理工作提出建议。

　　第三章 物资类型划分

　　第六条 按物资种类划分，物资可分生产物资、非生产物资两大类。

　　(一)生产物资：安全物资、钢材类、油品类、设备备件、五金工具、电工材料、车辆及特种机械配件等。

　　(二)非生产物资：办公用品、低值易耗品、劳保用品等。

　　1、办公用品：文件档案、桌面用品、办公本薄、书写修正用品、财务用品、办公辅助用品、电子设备相关用品、办公打印、装订耗材、印刷品等。

　　2、低值易耗：日杂百货(生活用纸、清洁用品等)、清洁工具、食堂用具、宿舍维护用品、监控物资等。

　　3、劳保用品：作训服、安全帽、口罩、手套等。

　　第七条按照物资到货周期划分，物资可分为临时物资、计划内到货物资。

　　(一)临时物资：因安全、生产需要，在月度计划之外发生的临时性、紧急性物资。

　　(二)计划内到货物资：必须在预算内年、度物资计划约定周期内采购到位的物资。

　　第四章 物资计划管理

　　第八条 年度物资需求计划的编制与报送

　　(一)各部门需先制定年度检修、保养计划，在每年10月中旬前按照下年度检修、保养计划完成编制下年度物资需求计划。

　　(二)先由各部门自行编制年度物资需求计划，编制完毕后报经营科审核汇总，汇总后经各部门分管领导及矿长审批通过后报招采管理部审核。

　　第九条 月度物资需求计划的编制与报送

　　(一)月度各项物资需求计划的编制：

　　1、各部门在本部门年度经营目标责任书中规定的费用指标计划内编制本部门年度生产物资计划，并分月实施。

　　2、月度各项物资需求计划的编制必须按照《月度物资需求计划表》(详见附件一)格式填写，物资需求计划中应明确名称、单位、规格、型号、预估单价、需求量、期望到货日期及物资用途说明等信息，其中给经营科报送的物资计划中的预估单价、需求量应与ERP提交的单价、数量保持一致。

　　3、各部门在编制月度物资需求计划时，应充分考虑物资采购的周期，按照预计到货日期提前两个月及以上报送月度物资需求计划，对于定制件，应至少提前半年提报需求，督促相关部门及时办理招定标及采购手续。

　　4、经营科在审核各部门编制的月度物资需求计划时，需先对库房库存物资进行盘点,本着降本增效的原则，如库存物资中有下月所需物资，则无需编制月度物资计划，相反，则需要编制。

　　(二)月度物资需求计划的报送流程：

　　1、生产类物资月度需求计划报送流程：(1)各科室编制计划-→(2)部门负责人签批-→(3)部门分管矿领导签批-→(4)经营科审核签批(根据安全库存、现有库存物资数量核定各科室需求计划数量)-→(5)经营科汇总后报矿长签批-→(6)矿长签批通过。

　　2、非生产类物资月度需求计划报送流程：(1)各科室编制计划-→(2)部门负责人签批-→(3)部门分管矿领导签批-→(4)经营科审核签批(根据安全库存、现有库存物资数量核定各科室需求计划数量)-→(5)经营科汇总后报矿长签批-→(6)矿长签批通过。

　　3、各部门报送的月度物资需求计划须在每月8日前完成签批，每月10日前完成ERP系统审批，遇到国家法定节假日应提前完成填报。

　　4、各部门在ERP系统中提交物资需求计划时，必须填写清楚物资需求类型、申请日期、申请人、申请部门、是否紧急、备注中注明所属X月物资计划、物品的存货编码、存货名称、规格、计量单位、数量、单价、金额、需求仓库、需求日期，如以上项目填写不清楚、填写错误或不填写则不予审批通过，采购员最终以ERP中审核通过的计划为准进行采购，未审核通过的原则上不予采购，临时采购计划除外。

　　5、各部门上报的部分物资因具体规格型号无法填写清楚的，为避免退换货影响使用时间，需派人配合采购人员进行现场采购。

　　第十条临时物资需求计划的编制与报送

　　(一)临时物资需求计划的编制：

　　1、临时需求计划是指在生产经营过程中紧急使用某一物资而该物资既无库存又无月度需求计划，方可编制物资临时需求计划。

　　2、临时需求计划由各所需部门以纸质版形式进行上报;除特殊情况外，原则上不允许上报临时需求计划。

　　(二)临时采购计划的报送流程：分别按照月度生产类物资与非生产类物资需求计划流程报送，签批结束后，直接交由采购员进行采购，不需要提交ERP审批。

　　第十一条 物资计划会议 经营科根据各部门报送的次月物资需求计划，每月25日召开物资计划会议，对物资需求计划进行审核，审核后制定物资采购计划。 参会人员：各物资需求部门负责人、物资管理部门负责人、物资采购部门负责人、采购员、物资计划员。 审核内容：审核物资采购必要性、是否在年度计划内，物资型号、数量、到货计划等进行确定;物资计划各科室说明本月需求物资用途，如跟上月有重复项阐述原由。 根据物资库存量核定次月物资计划采购量，意见统一后形成采购计划执行。 第五章 物资计划考核管理

　　第十二条 物资需求计划考核

　　(一)各部门各项物资计划按照年度总额实行定量管理，严格年度预算执行，提倡节约、合理使用物资。对于节约部分，在年度经营目标责任书中按照一定比例进行奖励兑现;对于超出部分，按照超出比重核减年度兑现奖励;对于因不可抗力因素产生超出预算的大额物资，由所在部门提出申请，经矿和公司两级领导同意剔除考核可免于考核。

　　(二)对于物资需求资料填写错误导致采购后无法使用的，由报送需求的部门自行与采购员协调物资退换，物资因定制而无法退换的，给予需求部门1-5分考核。

　　(三)对未按照规定时间上报月度需求计划，超出要求报送物资需求计划时间节点2天以上(含2天的)的视为无需求计划，不作考核，由此造成的后果，由各需求部门自行承担;超出报送物资需求计划时间节点2天以内的，每延迟1日，给予需求部门2分考核。

　　(五)对于临时生产物资需求计划按照“边审批、边处罚”原则进行办理，视紧急采购物资金额的高低给予需求部门1-5分考核，特殊情况除外(如大型接待急需物资)。

　　(六)各需求部门未按照预计到货日期前两个月及以上报送月度物资需求计划的，导致物资未及时到货的，对生产造成影响的，给予需求部门2分考核;各需求部门按要求上报，但是经营科未及时跟催到货，导致物资未及时到货的，对生产造成影响的，给予经营科2分考核。

　　第十三条 审批考核：

　　(一)ERP中各环节必须为本人审批，本人不在矿区的由授权人审批，禁止出现随意将ERP账号及密码告知其他人进行审批，一经发现考核责任部门及有关责任人5分/次。

　　(二)ERP各审批环节严格执行公司有关审批时限的规定，在限定时间内完成审批，因审批延误影响物资领用的，视情况给予相关责任人考核。

　　第十四条免于考核范围：

　　(一)因公司调整经营决策而产生的紧急采购不在考核之列。

　　(二)用于安全事故救援、卫生防疫、抢险救灾等不可抗力因素的紧急采购和领用不在考核之列。

　　第九章 物资采购考核管理

　　第十四条采购到货及时率考核

　　(一)对于在年度采购框架合同内的物资，无需专项定制且订货后能及时发货的物资，到货时间不能超过15天，超过则每晚一天核减1分，提前到货则每提前一天核增1分/;需要专项定制的物资，到货时间不能超过给需求方反馈的时间，每超一天考核1分，提前到货则每提前一天核增1分。

　　(二)未在年度采购框架合同内的物资，若在年度采购计划之内且无需专项定制的物资，到货时间不能超过自需求部门提出需求计划之日起2个月，每晚一天则核减1分，每提前一天则核增1分;需要专项定制的，到货时间不能超过给需求部门反馈的时间，每晚一天考核1分，每提前一天则核增1分。

　　(三)对于紧急采购的物资，从以下几方面进行考评：

　　1、在年度采购计划和年度采购合同框架之内的，若无需定制只要订货即可发货时，到货时间不能超过10天，每晚一天考核1分;需要定制的，按照供应商反馈的发货时间到货，每晚一天考核1分，每提前一天则核增1分;

　　2、不在年度采购计划之内，却在年度采购合同框架之内的，若无需定制只要订货即可发货的，到货时间不能超过10天，每晚一天核减1分，每提前一天则核增1分;需要定制的，不能超过供应商反馈的到货时间，每超过一天核减1分，每提前一天则核增1分;

　　3、均不在年度采购计划和年度采购合同框架之内的，无需定制的物资，到货时间不能超过10天，每晚一天核增1分，每提前一天则核增1分;需要定制的，不能超过供应商反馈的到货时间，每超过一天核减1分，每提前一天则核增1分。

　　第十五条退换货及时率考核

　　到货时现场验收过程中发现物资未按照需求型号和质量采购时，需及时联系供应商更换，退换货不及时导致影响生产的，考核2分/次;退换货不及时未影响生产的，考核2分/次。

　　第十章 附则

　　第十六条本办法由经营科负责解释。

　　第十七条本办法自下发日起执行。

　　附件：1、各部门物资需求计划表

　　附件一：